Zwrot kosztów następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej zawartej przez Prezydenta i pracodawcę.
Zwrotowi mogą podlegać wyłącznie koszty wymienione w umowie poniesione przez pracodawcę po dniu podpisania umowy, z wyjątkiem kosztów rozpoznania.
Uruchomienie środków PFRON następuje po przedłożeniu Prezydentowi stosownych do przedmiotu umowy dokumentów:
– kopii umów o pracę,
– kopii orzeczeń o niepełnosprawności,
– zaświadczeń lekarza medycyny pracy o zdolności do pracy pracowników niepełnosprawnych,
– zestawienie kosztów podlegających zwrotowi wraz z fakturami, rachunkami i dowodami zapłaty
wraz z wnioskiem Wn-KZ (część II, blok D) w terminie 14 dni od dnia otrzymania pozytywnej opinii Państwowej Inspekcji Pracy o wydanej na wniosek Prezydenta, odpowiednio o przystosowaniu lub o spełnieniu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy lub pomieszczeniach zakładu pracy.
Prezydent zwraca poniesione koszty pracodawcy do wysokości faktycznie poniesionych nie więcej niż do kwoty wynikającej z zawartej umowy.
Pracodawca wykonujący działalność gospodarczą informowany jest o numerze referencyjnym programu pomocowego, na podstawie którego zwrot kosztów jest udzielany; ponadto jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pozwalającej na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.